19-09-2018

Under 2016 inledde det danska bostadsbolaget DAB ett projekt som skulle korta ner handläggningstiden för hyreskontrakt genom att införa digitala underskrifter. Resultatet är stora tidsbesparingar och bättre service till kunderna. Målet är att 85 % av kontrakten ska skrivas under digitalt innan 2018 har nått sitt slut. 

 

Digital underskrift i DAB bostadsrättsförening 2017

 

Varje år hanterar DAB mellan 6 000–7 000 nya hyreskontrakt. Rent administrativt representerar hyreskontrakten en omfattande arbetsuppgift som kräver mycket resurser. Därför beslutade bostadsbolaget 2016 att införa digitala underskrifter via e-Boks för att spara porto och förenkla det interna arbetsflödet. 

”När man nu ser tillbaka i tiden kan man se att det var ett helt rätt fattat beslut. Redan efter två år har DAB kunnat uppvisa stora vinster i form av kortad administrationstid – och inte minst en förbättrad serviceupplevelse hos nya hyresgäster.” säger Jan Juul Lorenzen som är utvecklingschef hos DAB. 

”Både medarbetare som arbetar med administration och nya hyresgäster upplever en klar serviceförbättring i förhållande till handläggningstiden. Och medarbetarna upplever dessutom en tidsbesparing i förhållande till den tid de använder när de tar fram dokument som en del av handläggningsprocessen för hyreskontrakt.” berättar utvecklingschefen.

Har implementerats i 49 bolag

Under 2016 testade DAB först underskriftslösningen i 2 av sina 49 bolag. I dag är lösningen fullt ut implementerad vilket innebär att alla 49 bolag nu använder digitala underskrifter för alla hyreskontrakt. Men digitaliseringen är fortfarande ett fokusområde.  

”I största allmänhet vill DAB gärna förflytta sig i riktningen mot mesta möjliga digital kommunikation – både med befintliga och nya hyresgäster. Vi är fortfarande i en process där vi eftersträvar att fler av våra hyreskontrakt skrivs under digitalt. Just nu är det ungefär 65 procent av dokumenten som skrivs under digitalt och vårat mål är att den siffran ska uppgå till 85 procent innan 2018 når sitt slut.” förklarar Jan Juul Lorenzen som också väntar sig att andra avtalsdokument kommer att bli digitala under de kommande åren: 

Vi har ännu inte börjat använda oss av digitala underskrifter för andra dokument, men vi utökar löpande vår användning av e-Boks som kommunikationskanal. Just nu är vi i planeringsfasen av ett projekt som förväntas sjösättas under 2019. Projektet ska göra det möjligt för oss att även använda digitala underskrifter för dokument kopplade till uppsägning av hyreskontrakt.

Läs mer om digital signering.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig och din verksamhet, så är du välkommen att ta kontakt på tel. +46 (0) 771-888 500 eller forsaljning@e-boks.se