17-09-2018

I 2016 tog boligselskabet DAB hul på et projekt, der skulle reducere ekspeditionstiden på lejekontrakter ved at indføre digitale underskrifter. Resultatet er en forbedret service blandt medarbejdere og kunder. Inden udgangen af 2018 er målet, at 85 procent af kontrakterne skal underskrives digitalt. 

 

Hvert år ekspederer DAB 6.000-7.000 nye kontrakter på lejemål. Administrativt repræsenterer lejekontrakterne en betragtelig arbejdsopgave, som trækker mange ressourcer. Derfor besluttede administrationsselskabet tilbage i 2016 at indføre digitale underskrifter via e-Boks for at spare porto og gøre interne arbejdsgange lettere.

Et tilbageblik viser nu, at digitaliseringen var en rigtig beslutning. Efter to år har DAB allerede høstet væsentlige gevinster i form af reduceret ekspeditionstid – og ikke mindst en forbedret serviceoplevelse hos kommende lejere. Det fortæller Jan Juul Lorenzen, der er udviklingschef i DAB.

”Både de administrative medarbejdere og de kommende lejere oplever en klar serviceforbedring i forhold til ekspeditionstid. Og de administrative medarbejdere oplever derudover en besparelse i forhold til den tid, de anvender til at udarbejde dokumenter samt i forbindelse med ekspedition af lejekontrakter,” lyder vurderingen fra udviklingschefen.

 

Implementeret i 49 selskaber

Tilbage i 2016 testede DAB først underskriftløsningen i 2 af 49 selskaber. I dag er løsningen fuldt ud implementeret, så alle 49 nu anvender digitale underskrifter på alle lejekontrakter. Men digitaliseringen er fortsat et fokusområde.   

”Generelt vil DAB gerne flytte sig i en retning af mest mulig digital kommunikation – både med nuværende beboere og nye ansøgere. Vi er fortsat i en proces hen imod at få flere digitale underskrifter på vores lejekontrakter. For øjeblikket ligger vi på omkring 65 procent, der skriver under digitalt, og vores mål er at nå op på 85 procent inden udgangen af 2018,” forklarer Jan Juul Lorenzen, som også forventer, at andre aftaledokumenter vil blive digitale i de kommende år: 

”Vi har endnu ikke udbredt brugen af digitale underskrifter til andre dokumenter, men vi udvider løbende anvendelsen af e-Boks som kommunikationskanal. Vi er i gang med et projekt, hvor underskrift af opsigelse af lejemål bliver aktuelt, men det forventer vi først at søsætte i 2019,” slutter han.

Læs mere om digitale underskrifter her