21-11-2016

Hvert år skal DAB ekspedere 6.000-7.000 nye kontrakter på lejemål. Udsigten til sparet porto og lettere interne arbejdsgange har nu fået administrationsselskabet til at tage digitale underskrifter i brug.

betaler-lejekontrakter-digitale.jpg

 

Boligbranchen er en af de sektorer, som for alvor er blevet udfordret af, at det er blevet dyrere og langsommere at sende fysiske breve. Boligselskabet DAB administrerer og udlejer mere end 50.000 boliger i Danmark, primært almene boliger i Storkøbenhavn, på Sjælland, Lolland-Falster og i Esbjerg. Og med flere hundrede tusinde brevudsendelser årligt fylder udgiften til porto, papir og manuel ekspedition meget i budgettet.
Derfor begyndte DAB for nogle år siden at overveje muligheden for at indføre digitale underskrifter på lejekontrakter. Ønsket om digitalisering blev drøftet med EG, som i forvejen leverer selskabets administrationssystem, EG Bolig. Og det er nu endt med, at DAB har valgt en digital signeringsløsning fra e-Boks. 

 

Et enkelt regnestykke
”Generelt vil vi gerne flytte os i retning af mest mulig digital kommunikation, både med nuværende beboere og nye ansøgere,” fortæller Jan Juul Lorenzen, udviklingschef i DAB. ”Det var et ret enkelt regnestykke. Vi kiggede på omkostningerne til fysiske brevudsendelser og sammenholdt dem med udgiften til udvikling af et system, der kan sende ud, håndtere underskrifter og lagre dokumenter i e-Boks. Vores business case viste, at tilbagebetalingstiden på investeringen ville være under et år. ”Særligt to parametre var afgørende for DAB’s valg af leverandør. Det ene var leveringssikkerheden og muligheden for at dokumentere, at posten er leveret til brugeren. Den anden var, at leverancen skulle være sikret digitalt i henhold til de nye krav i EU's persondataforordning, som boligselskabet skal være sikre på at overholde.

Systemet arkiverer selv
Lejekontrakterne er de første dokumenter, som DAB har valgt at flytte over i e-Boks. Ambitionen er, at omkring 80 procent af brugerne skal underskrive digitalt i løbet af halvandet til to år. Der ligger dog et stort potentiale i at digitalisere flere dokumenter, for ud over lejekontrakter sender DAB hvert år omkring 200.000 andre breve ud, herunder forbrugsopgørelser, varslingsbreve og lignende.
Indtil nu har en lejesag typisk taget op til to uger at ekspedere, fordi lejekontrakt og seks til syv bilag skal printes, pakkes og sendes ud, hvorefter lejeren skal signere og returnere. Herefter skal DAB sende en genpart tilbage til brugeren, og sagen skal scannes, journaliseres og arkiveres hos selskabet. ”Med de digitale underskrifter kan alt dette principielt ske på en dag, og systemet samler selv de underskrevne dokumenter, så de bliver journaliseret og lagret. Det betyder, at den interne håndtering bliver meget mere effektiv. Vi forventer også, at det vil give en højere tilfredshed hos kunderne, fordi de vil få en kortere sagsbehandlingstid. Der er også en gevinst i, at de nemt kan se og genfinde kontrakten i e-Boks,” forklarer Niels Olsen, adm. direktør i DAB.

Følger op med kampagne
DAB har kørt test på underskriftsløsningen siden januar, og fra sensommeren 2016 er den blevet sat i produktion i to af de 49 selskaber, som DAB administrerer. Om kort tid udvides med yderligere otte selskaber. Resten kommer med fra januar. Og DAB har forberedt sig på at hjælpe brugerne med omstillingen.

”Vi har indført nogle backupkontroller, så vi kan følge op, hvis beboerne overser en lejekontrakt i e-Boks og ikke får underskrevet inden for den obligatoriske frist på fem dage. Det er vigtigt at sørge for, at brugerne ikke falder i nogle fælder her i starten,” understreger Jan Juul Lorenzen. I første kvartal 2017 går DAB desuden i gang med en informationskampagne rettet mod beboerne. Her vil administrationsselskabet informere om muligheden for at modtage post i e-Boks og opfordre til, at beboerne går ind og giver samtykke til at modtage posten fra DAB digitalt.

e-Boks distributør Nets har stået for løsningen til DAB.