11-11-2015

I boligbranchen er førende leverandører af administrationssystemer i fuld gang med at implementere løsninger, der på få år kan flytte millioner af dokumenter til e-Boks.

Hvis du i dag skriver under på en lejekontrakt til en lejlighed i en boligforening, vil det oftest ske på en normal papiraftale. Men om bare 3-4 år kan flere hundrede tusinde årlige underskrifter i boligbranchen sættes digitalt, og millioner af dokumenter uden underskrifter kan blive distribueret via e-Boks.

"Boligbranchen er et af de områder, som har stor volumen i postmængde, og derfor rummer den også et betydeligt effektiviseringspotentiale. Det gælder selvfølgelig i forhold til lejekontrakter og forbrugsafregninger på varme, vand og el, men på sigt også dokumenter som huslejeopkrævninger, huslejevarsler, rykkere, tilbud på nye lejemål og flytteafregninger," fortæller Martin Bonnesen, som er brancheansvarlig hos e-Boks.

Første digitale lejekontrakt på vej i e-Boks

UNIK, EG Bolig og KTP dækker til sammen ca. 90-95% af markedet for boligadministrationsløsninger i Danmark. Alle tre leverandører har gennem deres e-Boks-partnere Nets og KMD valgt at implementere løsninger via e-Boks. Flere af de større boligselskaber og erhvervsudlejere har allerede valgt at satse på den digitale vej. Det gælder f.eks. Jeudan, Boligkontoret Danmark, DAB, AAB og Boligkontoret Aarhus. De første digitale lejekontrakter forventes underskrevet inden udgangen af 2015.

"Det konkrete effektiviseringspotentiale afhænger af boligselskabets omkostninger til den nuværende kommunikation, og typisk vil besparelsen være størst for de store selskaber. Ud over en portobesparelse på op til 80% vil selskaberne kunne spare tid og penge på interne postgange, hurtig og effektiv arkivering af sager og generelle administrative lettelser, når underskrift foretages i e-Boks – noget der før har taget flere dage," vurderer Martin Bonnesen.

En bedre kundeoplevelse

Effektiviseringspotentialet er dog langt fra den eneste grund til at flytte kommunikationen med lejerne over i et digitalt univers. Det handler også om serviceforbedringer og om at kunne betjene kunderne mere effektivt.

Boligselskaberne kan sende en henvendelse til kunden, så snart den er skrevet. Kunden modtager henvendelsen umiddelbart efter, og der kan allerede hér være sparet op til én dag i sagsgangen sammenlignet med den almindelige postgang. Kunden kan altid få adgang til sine egne aftaler og den nødvendige boliginformation via e-Boks. Alt i alt giver det en enklere og hurtigere sagsbehandling, og den forbedrede slutkundeoplevelse giver ekstra værdi og differentiering for boligselskabet.

"Vi kan se, at digital tovejskommunikation i det hele taget bliver en nøglefaktor i boligbranchen fremover. Ud over de digitale underskrifter er der også stor interesse for opsamling af svar – f.eks. ved dialog omkring lejekontrakter, tilmelding til generalforsamlinger osv. Teknologien er der allerede, så det er kun et spørgsmål om at få øjnene op for de mange muligheder," slutter Martin Bonnesen. 

Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har tidligere på året slået fast, at lejelovgivningen tillader, at lejekontrakter og andre aftaler om boliglejemål indgås ved brug af digital signatur.