e-Boks brugervilkår - Erhverv

Senest opdateret den 24. maj 2018

Anvendelsesområde:

Brugervilkårene gælder for virksomheder der benytter e-Boks’ løsning som erhvervsbruger, herunder den digitale postkasse samt det elektroniske arkivsystem hos e-Boks. Vilkårene gælder e-Boks' hjemmesider, apps, sociale medier og andre digitale platforme, som e-Boks benytter.

Om e-Boks:

e-Boks giver virksomheder mulighed for a) at læse breve, meddelelser mv. (herefter "Meddelelser") fra virksomheder og offentlige myndigheder, b) at benytte arkivfunktionen til opbevaring af virksomhedens dokumenter, c) at kommunikere direkte og sikkert med virksomheder og myndigheder, d) at underskrive aftaler digitalt, og for e) at benytte de ydelser som e-Boks til enhver tid måtte tilbyde virksomheder.

Retsvirkning:

Meddelelser modtaget via e-Boks bliver ikke sendt som almindelig post. Meddelelser modtaget i e-Boks har samme retsvirkning, som hvis de var modtaget som almindelig post, f.eks. med hensyn til betalings-, accept- og klagefrister. Meddelelserne anses for at være kommet frem, når de er tilgængelige i den digitale postkasse hos e-Boks.

Sletning:

Slettes Meddelelser i den digitale postkasse hos e-Boks, kan de ikke genoprettes eller genskabes. Det er kun virksomheden, og de som har adgang til virksomhedens digitale postkasse, som kan slette Meddelelser og dokumenter i din digitale postkasse hos e-Boks. e-Boks har ikke adgang til indholdet i dine Meddelelser. e-Boks forbeholder sig dog retten til at gøre meddelelser i den digitale postkasse hos e-Boks utilgængelige, i tilfælde hvor e-Boks er underlagt en retlig forpligtelse, og hvor der fejlagtigt er sket en kompromittering af andres personoplysninger.

e-Boks forbeholder sig ret til at slette dokumenter og meddelelser efter 5 år.

Afmelding:

Medmindre Virksomheden har indgået en aftale med en afsender, som kræver at denne har en digital postkasse hos e-Boks, kan Virksomheden til enhver tid framelde modtagelse af Meddelelser fra andre private virksomheder i e-Boks. På www.e-boks.dk kan du med 7 dages varsel afmelde dine tilmeldinger af virksomheder i e-Boks.

Ansvar:

Virksomheden og de som har adgang skal a) løbende kontrollere, om der er nye Meddelelser i den digitale postkasse hos e-Boks, b) sikre, at e-Boks altid har den korrekte e-mailadresse og/eller mobilnummer, hvis Virksomheden ønsker advisering om nye Meddelelser, og c) straks skifte adgangskode og underrette e-Boks, hvis Virksomheden bliver opmærksom på eller får mistanke om uregelmæssigheder eller misbrug af den digitale postkasse hos e-Boks.

Virksomheden er i øvrigt ansvarlig for at indhold, som virksomheden på eget initiativ uploader og arkiverer i e-Boks, overholder gældende dansk lovgivning.

Ansvarsbegrænsning:

Medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning, er e-Boks ikke ansvarlig for indholdet af Meddelelser eller adviseringer, og heller ikke for tab ved forsinkelse, manglende levering, fejllevering, tab af data, IT-fejl, virus, skade på Virksomhedens udstyr, eller force majeure lignende forhold, uanset om det alene angår e-Boks. e-Boks er ikke ansvarlig for tab som følge af uberettiget brug, f.eks. hvis uvedkommende har fået adgang til Virksomhedens digitale postkasse hos e-Boks, eller underretning til e-Boks om uregelmæssigheder eller misbrug eller mistanke herom er undladt.

Behandling af personoplysninger:

Såfremt Virksomheden vælger at benytte e-Boks’ ydelser til at behandle, herunder opbevare, personoplysninger på ansatte, kunder mv. finder nedenstående Vilkår for behandling af personoplysninger anvendelse.

Vilkårsændringer:

e-Boks kan ændre og opdatere vilkårene ved annoncering på www.e-boks.dk, hvor de gældende vilkår altid vil være tilgængelige. Ved væsentlige ændringer eller indskrænkninger, gives meddelelse individuelt via e-Boks.

Rettigheder:

Alt materiale i e-Boks, f.eks. navne, logoer, varemærker, grafik, tekster, ikoner, billeder, software mv., tilhører e-Boks og samarbejdspartnere og er beskyttet af bl.a. varemærke-, ophavsrets- og markedsføringslovgivningen.

Lovvalg og værneting:

Tvister vedr. den digitale postkasse hos e-Boks skal afgøres efter dansk ret ved de danske domstole.

Kontakt:

https://www.e-boks.com/danmark/da/kontakt/ eller via e-Boks Brugersupport: https://brugersupport.e-boks.dk/hc/da

Vilkår for behandling af personoplysninger

Vilkårene fastlægger rettigheder og forpligtelser for henholdsvis Virksomheden som dataansvarlig og e-Boks som databehandler, hvor Virksomheden benytter e-Boks’ ydelser, herunder den digitale postkasse samt arkivløsningen.

Ved ”personoplysninger” forstås enhver form for information om en identificeret eller identificerbar, fysisk person, jfr. artikel 4(1) i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger mv. (”Databeskyttelsesforordningen”).

Omfang og formål:

e-Boks behandler alene personoplysninger til formål, som er nødvendige for at e-Boks kan stille e-Boks’ ydelser til rådighed for Virksomheden, herunder at Virksomheden kan benytte en digital postkasse samt arkivsystem.

Behandlingsaktiviteter:

e-Boks’ behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige i forbindelse med levering af ydelser omfatter bl.a.

  • Indsamling
  • Registrering
  • Systematisering
  • Opbevaring
  • Sletning
  • Videregivelse

Yderligere indgår oplysningerne i generel statistik for brug og anvendelse af e-Boks’ ydelser.

Kategorier af persondata samt de registrerede:

Kategorier af personoplysninger:

Indholdet i meddelelser og dokumenter som overdrages til e-Boks, enten af en afsender til placering i Virksomhedens digitale postkasse eller af Virksomheden til opbevaring i Virksomhedens arkivsystem hos e-Boks, er bestemt af afsender eller Virksomheden. Meddelelser og dokumenter indeholder dermed fritekst, som ikke er bestemt af e-Boks, og som kan indeholde en lang række personoplysninger.

e-Boks’ behandling kan dermed bl.a. omfatte følgende typer af personoplysninger:

  • Almindelige personoplysninger (bl.a. navn, adresse, IP-adresse, telefonnummer, e-mail adresse, forsendelses-ID, meddelelses-ID, transaktions-ID, transaktionsdata, logdata, metadata for modtagelse og afsendelse af post, DPID-numre, RID-numre, UUID-nummer)
  • Fritekst i meddelelser
  • Strafbare forhold
  • CPR-nummer.
  • Racemæssig eller etnisk baggrund
  • Politisk overbevisning
  • Religiøs overbevisning
  • Filosofisk overbevisning
  • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
  • Helbredsoplysninger, herunder genetiske og biometriske data
  • Seksuelle forhold.

Kategorier af registrerede personer:

Ligesom indholdet af meddelelser og dokumenter er de kategorier af registrerede personer, som e-Boks behandler personoplysninger om, bestemt af Virksomheden eller afsenderen. De registrerede personer kan således udgøre en række kategorier, herunder ansatte, tidligere ansatte, ansøgere, kunder, medlemmer, ejere mv., eller andre som måtte blive nævnt i indholdet af dokumenter og meddelelser (friteksten).

Virksomhedens instruktion:

e-Boks behandler alene de overførte personoplysninger på baggrund af Virksomhedens instruks, medmindre behandlingen påkræves i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, i hvilket tilfælde e-Boks underretter Virksomheden om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

I henhold til disse vilkår består Virksomhedens instruks i at behandle og opbevare de personoplysninger som Virksomheden på egen hånd overfører eller modtager i e-Boks’ system. Virksomheden kan efterfølgende kontakte e-Boks med henblik på at give specifikke instrukser om f.eks. sletning af dokumenter m.m., som Virksomheden ikke selv via e-Boks kan slette eller behandle på den ønskede måde.

Anser e-Boks en konkret instruks for at være i strid med gældende persondatalovgivning vil e-Boks give Virksomheden besked herom.

Virksomhedens ansvar som dataansvarlig:

Virksomheden bestemmer hvilke personoplysninger som denne ønsker at e-Boks behandler. Virksomheden indestår derfor for, at formålet med behandlingen af personoplysningerne er lovligt og sagligt, og at der ikke behandles flere personoplysninger hos e-Boks, end nødvendigt i henhold til formålet. Det er Virksomhedens ansvar, at der på tidspunktet hvor personoplysningerne overføres til e-Boks eksisterer et gyldigt behandlingsgrundlag, herunder at et eventuelt indhentet samtykke er udtrykkeligt, frivilligt, utvetydigt og informeret.

Virksomheden indestår endvidere for, at de registrerede personer, som personoplysningerne vedrører, har fået tilstrækkelig information vedrørende behandlingen af personoplysningerne.

Enhver instruktion eller ændring i instruktion vedrørende behandling af personoplysninger i henhold til disse vilkår skal forelægges e-Boks.

Virksomheden er forpligtet til at orientere e-Boks, såfremt der sker ændringer i lovligheden af formålet, behandlingsgrundlaget, Virksomhedens instruks m.v., herunder men ikke begrænset til ændringer i de kategorier/typer af personoplysninger og registrerede personer, som e-Boks skal behandle på vegne af Virksomheden i henhold til disse vilkår.

Relevant persondatalovgivning:

e-Boks er forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.

Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger:

e-Boks træffer de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder sådanne yderligere foranstaltninger, som måtte være nødvendige, mod at personoplysningerne hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelseslovgivningen.

Fastsættelsen af de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger sker under hensyntagen til:

  • det aktuelle tekniske niveau
  • omkostninger ved implementeringen, samt
  • behandlingens karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder.

e-Boks sikrer, at de medarbejdere, der er involveret i at behandle personoplysningerne, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt lovbestemt tavshedspligt.

Sikkerhedsbrud:

I forbindelse med brud samt mistanke om brud på databeskyttelseslovgivningen i forbindelse med behandlingen af personoplysningerne underretter e-Boks Virksomheden, og, efter anmodning fra Virksomheden, bistår Virksomheden i forhold til afklaring heraf, herunder om arten af det konstaterede sikkerhedsbrud og om muligt (a) hvilke kategorier af personer (registrerede), som er omfattet samt det omtrentlige antal, (b) kategorier af personoplysninger og omtrentlige antal registreringer af personoplysninger, samt hvilke foranstaltninger e-Boks har truffet i anledning af det konstaterede sikkerhedsbrud. Yderligere udredning af sikkerhedsbrud sker for Virksomhedens regning. Såfremt e-Boks skal bistå Virksomheden yderligere med orientering af tredjeparter, som eksempelvis Datatilsynet eller registrerede i forbindelse med sikkerhedsbruddet afholder Virksomheden e-Boks’ omkostninger forbundet hermed.

Mulighed for udlevering af dokumentation samt revision:

Virksomheden kan anmode e-Boks om at redegøre for og/eller dokumentere at e-Boks opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen, herunder at e-Boks har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. e-Boks’ omkostninger i forbindelse med en sådan anmodning afholdes af Virksomheden.

Efter Virksomhedens anmodning giver e-Boks efter nærmere aftale, med minimum 9 måneders varsel og for Virksomhedens regning yderligere mulighed for og bidrager til en årlig revision, herunder inspektion, der foretages af Virksomheden eller en anden revisor, som er bemyndiget af Virksomheden. Virksomheden skal med anmodningen om revision medsende en detaljeret revisionsplan indeholdende omfang, varighed, formål samt foreslået startdato for revisionen. e-Boks kan om nødvendigt kræve sikkerhedsstillelse for udgifterne forbundet med revision.

Hvor Virksomheden anvender tredjepart til revision, indestår Virksomheden for, at tredjeparten accepterer og overholder e-Boks’ krav til sikkerhed og fortrolighed. Virksomheden kan ikke anvende tredjepart uden e-Boks’ forudgående godkendelse. e-Boks må alene nægte godkendelse af saglige årsager, herunder men ikke begrænset til, at tredjeparten er en konkurrent. 

Indsigelser imod behandling m.m.:

e-Boks skal under hensyntagen til behandlingens karakter, og ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, så vidt muligt bistå Virksomheden med opfyldelsen af Virksomhedens forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelse af de registreredes rettigheder efter Databeskyttelsesforordningens kapitel III. Virksomheden skal godtgøre e-Boks’ omkostninger i forbindelse hermed.

e-Boks skal i rimeligt omfang og for Virksomhedens regning bistå Virksomheden med at sikre overholdelse af forpligtelserne i Databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for e-Boks.

Overførsel af personoplysninger:

e-Boks benytter leverandører til at drive e-Boks løsningen, og overfører derfor Virksomhedens personoplysninger til disse. e-Boks’ leverandører vil være listet nedenfor:

  • KMD A/S, Lautrupparken 40, 2750 Ballerup, CVR-nummer: 26911745

e-Boks underretter skriftligt Virksomheden, såfremt e-Boks planlægger at foretage ændringer i brug af ovenstående leverandører. Virksomheden har herefter mulighed for at fremsætte indsigelser hurtigst muligt og senest 30 kalenderdage efter modtagelse af meddelelse fra e-Boks. Virksomheden kan alene gøre indsigelse, såfremt Virksomheden har rimelige og konkrete årsager hertil.

Såfremt Virksomheden afgiver en rimelig og konkret indsigelse mod anvendelse af Underdatabehandlere indenfor den anførte frist, er e-Boks forpligtet til at tage denne i betragtning i overensstemmelse med det følgende. e-Boks kan således vælge af foretage eventuelle ændringer til afhjælpning af Virksomhedens indsigelser. Såfremt e-Boks vælger ikke at foretaget afhjælpning, eller såfremt e-Boks ikke er i stand til at foretage afhjælpning indenfor en rimelig frist, er Virksomheden berettiget til at ophøre med at benytte e-Boks ydelser, herunder den digitale postkasse samt arkivløsning, samt anmode om at få udleveret og/eller slettet personoplysningerne.

e-Boks behandler udelukkende personoplysninger inden for EU’s grænser.

e-Boks sikrer inden overførsel af personoplysninger til en leverandør/underdatabehandler, at der indgås en skriftlig databehandleraftale der lever op til databeskyttelsesforordningens krav. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, er e-Boks fuldt ansvarlig over Virksomheden for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.

Erstatningsansvar:

Forholdet reguleres af dansk rets almindelige erstatningsregler, dog således at hverken e-Boks eller Virksomheden er berettiget til at kræve erstatning for indirekte tab eller følgeskader, uanset om det er Virksomheden, e-Boks eller tredjemand, som lider disse indirekte tab eller følgeskader.

Afmelding:

Virksomheden kan til enhver tid afmelde eller slette sin digitale postkasse hos e-Boks. e-Boks vil dog være forpligtet af disse vilkår så længe Virksomheden opbevarer personoplysninger hos e-Boks.

Afmelding foretages af Virksomheden i e-Boks. Her har Virksomheden også mulighed for at trække alle personoplysninger i systemet ud, eller vælge at slette disse. Herved kan Virksomheden selv sørge for at personoplysningerne tilbageleveres eller slettes i henhold til forordningen.