01-05-2019

ISS sin lønningsavdeling i Danmark sender regelmessig brev til virksomhetens medarbeidere, både enkeltvis og masseutsendelser, men det var ikke holdbart eller moderne å sende som fysisk post, forklarer Charlotte Tuborg Emcken, Payroll Manager i ISS:

"Nå bruker vi signering til alt mulig – for eksempel til å sende ut samtykkeerklæringer, informasjon til medarbeiderne og i forbindelse med personellrettslige saker. Tidligere brettet vi disse brevene og la dem i konvolutter og sendte dem i posten, men det var tidkrevende".

I tillegg skal brevene som har med personellrettslige saker å gjøre, sendes med leveringsattest, hvor postbudet garanterer at brevet har kommet fram og kvitterer for dette. Det er for eksempel i forbindelse med endringer av ansettelsesvilkårene hvor det skal dokumenteres at brevet har kommet fram, hvis det skulle oppstå en fagrettslig sak.

Hvis et slikt brev skal sendes med leveringsattest, koster det ca. 100 kroner. Med e-Boks sin løsning betaler ISS i dag noen få kroner, avhengig av brevets størrelse, forklarer Charlotte Tuborg Emcken. Dessuten er det også mulig å be om signering av brevene, slik at medarbeiderne kan signere sendte dokumenter med NemID, Danmarks motstykke til Norges BankID. Den løsningen har ISS blant annet brukt til å sende i overkant av 8000 samtykkeerklæringer.

Vi sparer både tid og penger. e-Boks sin løsning er dessuten enkel å bruke og passer godt inn i organisasjonens arbeid med hele tiden å forsøke å arbeide smartere.
Charlotte Tuborg Emcken, Payroll Manager i ISS

Charlotte utdyper, når jeg skriver et brev til en medarbeider, klikker jeg på et ikon i Word, oppgir personnummeret til mottakeren og klikker ’send’. Brevet må selvfølgelig fortsatt skrives, men nå slipper vi å vente ved skriveren, vi slipper å sette på frimerker og vi slipper å vente i flere dager på at brevet skal komme fram – nå foretar vi bare et enkelt klikk.