01-05-2019

ISS’ löneavdelning i Danmark skickar med jämna mellanrum ut brev till företagets medarbetare – både individuella brev och massutskick – men det var varken hållbart eller samtida att skicka breven som fysisk post, förklarar Charlotte Tuborg Emcken, Payroll Manager på ISS:

"Nu använder vi digital signering för allt möjligt, exempelvis för att begära samtycken, skicka ut information till medarbetare och i samband med personalrättsliga frågor. Tidigare vek vi alla papper och lade dem i kuvert som vi sedan skickade med posten, men det var tidskrävande."

Dessutom skulle de brev som rörde personalrättsliga frågor skickas med en särskild tjänst som innebär att postbudet måste garantera att brevet har kommit fram genom att bekräfta leveransen och returnera ett så kallat delgivningsbevis. Det var t.ex. aktuellt i samband med ändringar av anställningsvillkoren, då det måste dokumenteras att brevet har kommit fram utifall det skulle uppstå ett rättsligt ärende i efterhand.

Att skicka ett sådant brev där postbudet måste bekräfta leveransen kostade ca 100 kronor. I dag betalar ISS några få kronor med e-Boks’ lösning beroende på brevets storlek, förklarar Charlotte Tuborg Emcken. Dessutom är det möjligt att be medarbetarna signera mottagna brev med NemID – Danmarks motsvarighet till Sveriges BankID. ISS har bland annat använt lösningen för att samla in fler än 8 000 samtycken.

 

Vi sparar både tid och pengar. e-Boks’ lösning är dessutom enkel att använda och passar utmärkt för vår organisation som hela tiden försöker arbeta smartare.
Charlotte Tuborg Emcken, Payroll Manager på ISS

"När jag skriver ett brev till en medarbetare klickar jag på en ikon i Word, anger mottagarens personnummer och klickar på ”Skicka”. Jag måste ju så klart fortfarande skriva brevet, men nu slipper jag vänta vid skrivaren, sätta på frimärken och sedan avvakta flera dagar på att brevet kommer fram – nu behövs bara några få klick".