24-09-2018

Selv om stadig flere organisasjoner har oppdaget fordelene ved å la kundene signere digitalt, benytter over halvparten av bedrifter seg fortsatt helt eller delvis av penn og papir. Nye undersøkelser fra e-Boks viser at potensialet i å gå den digitale veien likevel er stort.

Fysiske brevutsendelser er ofte både trege, dyre og ressurskrevende, og det kan til slutt bety at bedriftene mister kundene. e-Boks har i to nye undersøkelser spurt 413 bedrifter og 893 sluttbrukere om deres holdning til bruk av digitale underskrifter kontra manuelle. Resultatet taler for seg: De fleste foretrekker digital signering. 

"Omlag halvparten av bedriftene som ble spurt, svarer at de syns det er tungvint å hente inn underskrifter manuelt på kontrakter og avtaledokumenter, og de mener samtidig at den tunge prosessen koster dem kunder. Men løsningen er klar, for de digitale underskriftene kan sikre bedriftene en effektiv kommunikasjonsflyt hvor de både kan spare saksbehandlingstid og omkostninger – og samtidig gi kundene en bedre opplevelse," sier Geir Aasen, som er Country Manager.

At de trege underskriftsprosessene tærer på kundenes tålmodighet, blir bekreftet i undersøkelsen blant sluttbrukerne. Her svarer 82 prosent av brukerne at de syns det er tungvint at de først må skrive ut dokumentet, signere det og til slutt sende dokumentet i retur.

Fra 16 til 2 dager

Med e-Boks-signering kan både private kunder og bedriftskunder signere avtaledokumenter på pc eller mobil, uansett hvor de befinner seg. Det innebærer mange fordeler at dokumentet ikke må signeres hos avsenderen, sendes med brevpost, signeres på papir og returneres igjen i posten. Med digitale underskrifter er det nemlig mulig å redusere prosessen fra 16 til 1-2 arbeidsdager. Det medfører en langt mer effektiv administrasjon, en økonomisk besparelse på over 80 prosent, og ikke minst bedre service overfor kundene. 

"Med e-Boks-signering ser vi at nesten halvparten av avtalene som bedriftene har sendt, kommer i retur i underskrevet stand i løpet av en halv dag. Gjennomsnittlig blir omlag 99 prosent av alle avtaler som sendes til underskrift i e-Boks, underskrevet," forteller Geir Aasen og legger til:

"Samtidig kan bedriftene som mottar en kontrakt til underskrift via løsningen, se en oversikt over hvem som har signert når. Dermed kan de til enhver tid sjekke hvem som ikke har signert. Denne oversikten mister de hvis dokumentet signeres manuelt. Og bedriftene opplever det som et stort problem som koster dem både tid, ordrer og penger."

Sikker infrastruktur

En viktig annen fordel er at e-Boks som kommunikasjonskanal støtter den nye personvernforordningen, GDPR, fra EU som dikterer at personinformasjon må distribueres i sikre kanaler. Men selv om reglene trådte i kraft i mai 2018, svarer 45 prosent av bedriftene i e-Boks sin undersøkelse at de ennå ikke har orden på sikkerheten i kommunikasjonen med sine eksisterende kunder.

"Med digital signering er bedriftene sikret en underskriftsløsning som distribuerer og oppbevarer data i overensstemmelse med EUs nye personvernforordning. I tillegg til sikker distribusjon har avsenderbedriften den ekstra fordelen at forholdene rundt underskriften er dokumentert, slik at du er juridisk sikret hvis det senere skulle oppstå tvister," avslutter Geir Aasen.

Kontakt e-Boks

 

Om undersøkelsene

e-Boks har spurt 413 bedrifter og 893 sluttbrukere om deres bruk av digital signering sammenlignet med fysiske underskrifter på papir.

Utvalgte resultater – bedrifter:

  • 53 % av de spurte bedriftene kommuniserer fortsatt helt eller delvis manuelt.
  • 46 % av bedriftene som ble spurt, syns det er tungvint å hente inn underskrifter manuelt f.eks. på kontrakter og avtaledokumenter. Omlag halvparten av disse mener dessuten at den tunge prosessen koster dem kunder.
  • 46 % av bedriftene som ble spurt, har ikke orden på sikkerheten i kommunikasjonen med sine eksisterende kunder selv om EUs nye personvernforordning dikterer at personinformasjon ikke må distribueres i usikre kanaler.

 

Er kundekommunikasjonen deres overveiende manuell eller automatisert? 

 

Det kan være en langtekkelig prosess å innhente en fysisk underskrift fra en kunde. Hender det at kunder blir misfornøyd, vurderer på nytt om de vil være kunder eller av andre årsaker velger å ikke underskrive avtalen fordi prosessen har tatt for lang tid?

 

Noen former for digital dialog med kundene krever en sikker kommunikasjonskanal. For eksempel korrespondanse om saker som inneholder personopplysninger.

 

Har dere en sikker måte å kommunisere digitalt med de eksisterende kundene deres på? 

Har dere en sikker måte å kommunisere digitalt med potensielle kunder på?

 

Utvalgte resultater – sluttbrukere:

  • 82 % av sluttbrukerne synes det i tungvint/svært tungvint å signere dokumenter manuelt.
  • 88 % av sluttbrukerne syns det interessant/svært interessant å motta et dokument i e-Boks og signere det digitalt.

 

I hvor høy grad opplever du det å signere dokumenter som problematisk når du først må printe ut, så underskrive det, samt til sist scanne og sende dokumentet i retur?

 I hvor høy grad vil det være interessant for deg å motta et dokument og signere det digitalt direkte i e-Boks?

Kilder: e-Boks Business Intelligence fra april 2018, e-Boks Brukerundersøkelse fra august 2018 og e-Boks Digital-O-Meter analyse fra august 2018.

 

Les mer om digital signering her