19-09-2018

Även fast flera organisationer har insett fördelarna med att låta kunderna skriva under digitalt, använder sig hälften av alla företag fortfarande helt eller delvist av penna och papper. Potentialen i att gå den digitala vägen är dock stor, visar nya undersökningar från e-Boks.

 

Fysiska brevutskick är ofta både långsamma, dyra och resurskrävande och kan i slutändan resultera i att företagen tappar kunder. e-Boks har i två nya undersökningar frågat 413 företag och 893 slutanvändare om deras syn på användning av digitala gentemot manuella underskrifter. Resultatet talar sitt tydliga språk: De flesta föredrar digital signering. 

”Cirka hälften av de tillfrågade företagen svarar att de tycker det är besvärligt att manuellt samla in underskrifter på kontrakt och avtalsdokument och de menar samtidigt att den besvärliga processen kostar dem kunder. Men lösningen finns och är redo att användas. Digitala underskrifter kan erbjuda företagen ett effektivt kommunikationsflöde, där de både kan spara ärendehanteringstid och kostnader – och samtidigt ge kunderna en bättre upplevelse.” säger Mattias Svanberg Johansson, Country Manager.

Att de långsamma underskriftsprocesserna tär på kundernas tålamod bekräftas i undersökningen av slutanvändarna. Här svarar 82 % av användarna att detycker det är besvärligt när de först måste skriva ut dokumentet, skriva under det och till sist skicka dokumentet i retur.

Från 16 till 2 dagar

Med e-Boks signering kan både privat- och företagskunder skriva under avtalsdokument från en PC eller mobiltelefon, oavsett var de befinner sig. Det finns många fördelar med att dokument inte måste skrivas ut hos avsändaren, skickas med brevpost, skrivas under och sedan returneras igen med post. Med digitala underskrifter är det nämligen möjligt att reducera tiden för processen från 16 till 1–2 arbetsdagar. Det innebär en långt mer effektiv administration, en ekonomisk besparing på mer än 80 procent – och inte minst bättre service till kunderna.

”Med e-Boks signering ser vi att nästan hälften av de avtal som företagen skickar kommer i retur underskrivna inom loppet av en halv dag. Och i genomsnitt blir ca 99 procent av alla avtal som skickas för underskrift i e-Boks underskrivna.” berättar Mattias Svanberg Johansson och tillägger:

”Samtidigt kan företagen som tar emot ett avtal för underskrift se en översikt via lösningen över vem som har skrivit under och när, så att de när som helst kan kontrollera vem som inte har skrivit under ännu. Den överblicken saknar dem om dokumenten ska skrivas under manuellt. Och företagen upplever det som ett stort problem som kostar dem både tid och pengar.”

Säker infrastruktur

En viktig aspekt är också att e-Boks som kommunikationskanal understöder EU:s nya personuppgiftsförordning – GDPR – som dikterar att personuppgifter inte får distribueras via osäkra kanaler. Men även om reglerna trädde i kraft i maj 2018, svarar 45 % av företagen i e-Boks undersökning att de ännu inte har kontroll över säkerheten i kommunikationen med deras befintliga kunder.

”Med e-Boks signeringslösning så skickas det signerade avtalet säkert och inte via email som många andra signeringslösningar skickas via. Med digital signering från e-Boks är företagen garanterade en underskriftslösning som distribuerar och lagrar uppgifter i enlighet med EU:s nya personuppgiftsförordning.” Och utöver en säker distribution har avsändarföretaget den extra fördelen att förhållandena kring underskriften dokumenteras, så att du er juridiskt skyddad om det senare skulle uppstå tvister.” avslutar Mattias Svanberg Johansson.

Kontakta e-Boks.

 

Om undersökningarna

e-Boks har frågat 413 företag och 893 slutanvändare om deras syn på digital signering jämfört med fysiska underskrifter på papper.

Utvalda resultat – företag:

  • 53 % av de tillfrågade företagen kommunicerar fortfarande helt eller delvist manuellt.
  • 46 % av de tillfrågade företagen anser det besvärligt att samla in underskrifter manuellt för t.ex. kontrakt och avtalsdokument och cirka hälften av dessa menar dessutom att den besvärliga processen kostar dem kunder.
  • 46 % av de tillfrågade företagen har inte kontroll över säkerheten i kommunikationen med deras befintliga kunder – trots att EU:s nya personuppgiftsförordning dikterar att personuppgifter inte får distribueras i osäkra kanaler.

 

Är er kundkommunikation övervägande manuell eller automatiserad?

 

Processen att erhålla en fysisk underskrift från en kund kan ta mycket lång tid. Händer det att kunder upplever frustration, omvärderar om de vill vara kunder, eller av andra orsaker väljer att inte skriva under avtalet eftersom processen har tagit för lång tid?

 

Vissa former av digital dialog med kunder kräver en säker kommunikationskanal. T.ex. vid dialog kopplad till ärenden som innehåller personuppgifter.

 

Har ni ett säkert sätt att kommunicera digitalt på med era nuvarande kunder? 

Har ni ett säkert sätt att kommunicera digitalt på med potentiella kunder? 

 

Utvalda resultat – slutanvändare:

  • 82 % av slutanvändarna tycker i hög/mycket hög utsträckning att det är besvärligt att skriva under dokument manuellt.
  • 88 % av slutanvändarna finner det i hög/mycket hög utsträckning intressant att ta emot ett dokument i e-Boks och skriva under det digitalt.

 

I vilken utsträckning finner du det besvärligt att skriva under dokument när du först ska skriva ut dokumentet och sen skriva under det och till sist skanna in och skicka tillbaka dokumentet? 

I vilken utsträckning skulle det vara intressant för dig att motta ett dokument i e-Boks och att kunna skriva under det digitalt direkt i e-Boks? 

Källor: e-Boks Business Intelligence från april 2018, e-Boks Användarundersökning från augusti 2018 och e-Boks Digital-O-Meter-analys från augusti 2018.

 

Läs mer om digital signering.