21-06-2018

e-Boks er grundlæggende bygget på frivillighed, så den enkelte bruger selv vælger, hvem han eller hun vil modtage post fra. Undtagelsen er Digital Post fra det offentlige, hvor det siden 1. november 2014 har været obligatorisk for alle danskere at modtage post digitalt – medmindre der er opnået en dispensation.

 

 

Flere private afsendere kigger dog nu på muligheden for at kunne bruge e-Boks som standard, sådan at kunderne automatisk modtager kommunikation digitalt. Denne løsning er mulig, hvis virksomheden eksempelvis har skrevet det ind i sine generelle forretningsbetingelser, som kunden har accepteret.

 

Her er fremgangsmåden for afsendere, der gerne vil indføre e-Boks som standard:

 

  • e-Boks må ikke levere post til brugere, som endnu ikke er oprettet i e-Boks. e-Boks må heller ikke udlevere oplysninger om, hvilke brugere, der allerede er e-Boks-brugere, medmindre brugeren har givet samtykke til dette. Derfor skal afsenderen via egne kanaler – eksempelvis breve, fakturaer, website eller forretningsbetingelser – oplyse kunderne om, at kommunikation vil ske 100% digitalt, og at de skal tilmelde sig e-Boks.
  • Afsender skal desuden indhente tilstrækkeligt samtykke til levering i e-Boks og kunne dokumentere accepten i tilfælde af tvister.
  • Afsender leverer herefter data på sine kunder til e-Boks. Hvis en kunde allerede er oprettet i e-Boks, tilmeldes modtageren post fra den pågældende afsender, eventuelle dokumenter leveres, og der udsendes en advisering.
  • Hvis afsenderen forsøger at sende til kunder, der endnu ikke har e-Boks, opbevares dokumentet for afsender, indtil kunden opretter sig som e-Boks-bruger. Herefter bliver det tilgængeligt for kunden.
  • e-Boks returnerer kvitteringslister til afsender med status på udsendelsen. I de tilfælde, hvor dokumenter ikke er leveret, fordi brugeren ikke har e-Boks, returneres en kode, som fortæller, at e-Boks opbevarer det for afsenderen som dataansvarlig.
  • Der bør sikres en alternativ løsning for de brugere, som afsender ikke i tilstrækkelig grad når med sin kommunikation. Afsenderen bør også lægge en plan for håndtering af modtagere, som ikke reagerer på udsendte fakturer eller anden post, der kræver respons.

 

Kontakt e-Boks salgsafdeling, hvis du vil høre mere, på tlf. +45 70 21 24 00 eller e-mail salg@e-boks.dk