12-09-2018

Selvom stadig flere organisationer har indset fordelene ved at lade kunderne underskrive digitalt, benytter over halvdelen af danske virksomheder sig fortsat helt eller delvist af pen og papir. Potentialet i at gå den digitale vej er dog stort, viser nye undersøgelser fra e-Boks.

Fysiske brevudsendelser er ofte både langsommelige, dyre og ressourcekrævende, og de kan i sidste ende betyde, at virksomhederne kommer til at tabe kunderne. e-Boks har i to nye undersøgelser spurgt 413 virksomheder og 893 slutbrugere om deres holdning til brug af digitale versus manuelle underskrifter. Resultatet taler sit tydelige sprog: Flest foretrækker digital signering.  

”Cirka halvdelen af de adspurgte virksomheder svarer, at de finder det besværligt at indhente underskrifter manuelt på kontrakter og aftaledokumenter, og de mener samtidigt, at den tunge proces koster dem kunder. Men løsningen ligger egentlige lige for, for de digitale underskrifter kan sikre virksomhederne et effektivt kommunikationsflow, hvor de både kan spare sagsbehandlingstid og omkostninger – og samtidig give kunderne en bedre oplevelse,” siger Kim Konstantin Sølbeck, der har ansvar for e-Boks Solutions.

At de langsomme underskriftsprocesser tærer på kundernes tålmodighed, bekræftes i undersøgelsen blandt slutbrugerne. Her svarer 82 procent af brugerne, at de finder det besværligt, når de først skal udskrive dokumentet, underskrive det og til sidst sende dokumentet retur.

Fra 16 til 2 dage

Med e-Boks signering kan både privat- og erhvervskunder underskrive aftaledokumenter fra pc eller mobil, uanset hvor de befinder sig. Det giver en række fordele, når dokumenter ikke skal udskrives hos afsenderen, fremsendes med brevpost, underskrives på papir og returneres igen med post. Med digitale underskrifter er det nemlig muligt at reducere processen fra 16 til 1-2 arbejdsdage. Det betyder en langt mere effektiv administration, en økonomisk besparelse på mere end 80 procent – og ikke mindst en bedre service over for kunderne.

”Med e-Boks signering ser vi, at næsten halvdelen af de aftaler, virksomhederne har afsendt, kommer retur i underskrevet stand i løbet af en halv dag. Og i gennemsnit bliver cirka 99 procent af alle aftaler, der sendes til underskrift i e-Boks, underskrevet,” fortæller Kim Konstantin Sølbeck og tilføjer:

”Samtidig kan virksomhederne, der modtager en kontrakt til underskrift, via løsningen se en oversigt over, hvem der har underskrevet hvornår, så de kan til hver en tid tjekke, hvem der mangler at underskrive. Det overblik mister de, hvis dokumentet underskrives manuelt. Og virksomhederne oplever det som et stort problem, som koster dem både tid, ordrer og penge.”

Sikker infrastruktur

Som en vigtig sidegevinst understøtter e-Boks som kommunikationskanal den nye persondataforordning, GDPR, fra EU, der dikterer, at persondata ikke må distribueres i usikre kanaler. Men selvom reglerne trådte i kraft i maj 2018, svarer 45 procent af virksomhederne i e-Boks undersøgelse, at de endnu ikke har styr på sikkerheden i kommunikationen med deres eksisterende kunder.

”Med digital signering er virksomhederne sikret en underskriftsløsning, der distribuerer og opbevarer data i overensstemmelse med EU’s nye persondataforordning. Og ud over en sikker distribution har afsendervirksomheden den ekstra fordel, at forholdene omkring underskriften er dokumenteret, så du er juridisk sikret, hvis der senere skulle opstå tvister,” slutter Kim Konstantin Sølbeck.

Kontakt Kim Konstantin Sølbeck for at høre mere om Digital Signering.

 

Om undersøgelserne

e-Boks har spurgt 413 virksomheder og 893 slutbrugere til deres brug af digital signering sammenlignet med fysiske underskrifter på papir.

Udvalgte resultater – virksomheder:

  • 53% af de adspurgte virksomheder kommunikerer stadig helt eller delvist manuelt.
  • 46% af de adspurgte virksomheder finder det besværligt at indhente underskrifter manuelt på fx på kontrakter og aftaledokumenter, og cirka halvdelen af disse mener desuden, at den tunge proces koster dem kunder.
  • 46 % af de adspurgte virksomheder har ikke styr på sikkerheden i kommunikationen med deres eksisterende kunder - på trods af, at EU´s nye personforordning dikterer, at persondata ikke må distribueres i usikre kanaler.

 

Er jeres kundekommunikation overvejende manuel eller automatiseret?

 

Det kan være en langsommelig proces at indhente en fysisk underskrift fra en kunde. Hænder det, at kunder bliver utilfredse, genovervejer om de vil være kunder, eller af andre årsager vælger ikke at underskrive aftalen, fordi processen har taget for lang tid?

 

Nogle former for digital dialog med kunderne kræver en sikker kommunikationskanal. For eksempel korrespondance om sager, der indeholder personlige oplysninger.  

 

Har I en sikker måde at kommunikere digitalt med jeres eksisterende kunder?

Har I en sikker måde at kommunikere digitalt med potentielle kunder?  

 

 

Udvalgte resultater – slutbrugere:

  • 82% af slutbrugerne finder det i høj/meget høj grad besværligt at underskrive dokumenter manuelt.
  • 88% af slutbrugerne finder det i høj/meget høj grad interessant at modtage et dokument i e-Boks og underskrive det digitalt.

 

I hvor høj grad finder du det at underskrive dokumenter besværligt, når du først skal printe dokumentet, underskrive dokumentet, samt til sidst scanne og sende dokumentet retur?

I hvor høj grad vil det være interessant for dig at modtage et dokument i e-Boks og underskrive det digitalt direkte i e-Boks?

Kilder: e-Boks Business Intelligence fra april 2018, e-Boks Brugerundersøgelse fra august 2018 og e-Boks Digital-O-Meter analyse fra august 2018.

Læs mere om Digital signering via e-Boks her