Som den første virksomhed i Skandinavien digitaliserer Coop Danmark nu håndteringen af ansættelsesaftaler og andre HR-dokumenter via e-Boks. Digitaliseringen giver klare administrative lettelser og et centralt overblik over alle personale- og HR-relaterede forhold i Coop.  

Administrationen af aftalerne er tidskrævende for HR-afdelingerne, fordi der i dag sker en fysisk underskrift af dokumenterne, som herefter skal scannes ind, og oplysningerne skal indtastes manuelt i Coops it-systemer. e-Boks leverer den komplette løsning til HR-kommunikation. KMD er distributør af løsningen til Coop.

”Vi har årligt mere end 45.000 dokumenter, som skal underskrives af medarbejder og virksomhed i forbindelse med ansættelse, tillæg, ændringer eller opsigelse. De dokumenter kan fremover underskrives digitalt i e-Boks og opbevares sikkert i slutbrugerens e-Boks,” forklarer Johnny Wagner Pedersen, HR-support og rekrutteringschef i Coop.

Klare administrative fordele
Udviklingen af den komplette HR-løsning er i fuld gang, og fra starten af 2014 bliver samtlige medarbejdere i Coop omfattet af løsningen. Coop bruger i forvejen e-Boks til distribution af lønsedler til medarbejderne, og derfor var det et naturligt næste skridt at udvide med andre HR-dokumenter.
”Vi får en klar administrativ lettelse, når vi sparer at scanne og taste oplysninger, som fremover bliver overført digitalt fra de aftaler medarbejderne underskriver i deres e-Boks. Noget, der før har taget flere dage”, siger Johnny Wagner Pedersen.

 

 

Velkendt og sikker kanal
En væsentlig årsag til Coops valg af e-Boks er, at løsningen er en velkendt og sikker kanal til medarbejderne. Samtidig giver løsningen et centralt overblik over alle personel- og juridiske forhold i hele Coop Danmark. Hidtil har mange dokumenter været opbevaret decentralt i de enkelte afdelinger. 

Vi valgte e-Boks, fordi sikkerhed - og brugervenlighed - er i top. Det har været et absolut krav fra vores side

Coops system bliver integreret direkte med e-Boks via eksisterende snitflader i SAP, men løsningen kan tilrettes alle kendte it-systemer.