Digital post giver Odense kommune millionbesparelser

Hellere bruge penge på god borgerservice end på porto og papir. Sådan lyder rationalet i Odense, der er en af de kommuner, der er nået længst med at digitalisere borgerkommunikationen. Målet har været at spare arbejdstimer, portoudgifter og skabe en effektiv og sikker tovejskommunikation med borgerne.

Siden september 2009 har e-Boks været i tæt dialog med Odense Kommune for at sikre en så optimal løsning som muligt for kommunen i forbindelse med udrulningen og anvendelsen af Digital Post.

Tovejskommunikation er centralt

Et centralt element i Digital Post-løsningen, er tovejskommunikation mellem borgerne og kommunen. Det betyder, at der ikke kun sendes post til borgerne via Digital Post, men at borgerne også har mulighed for at svare direkte på henvendelsen, ligesom borgerne kan bruge systemet til uopfordrede henvendelser til kommunerne. Fordelene ved tovejskommunikation i e-Boks er ikke forbeholdt offentlige virksomheder – private virksomheder kan efter samme principper hente store besparelser ved fx at automatisere feriekort.

Stor økonomisk gevinst

”Den helt store gevinst ligger i tovejskommunikationen, hvor vi nu er i stand til automatisk at journalisere borgernes kommunikation, så den hurtigt og let bliver arkiveret i de korrekte journaler. Alene en tredjedel af vores samlede besparelse kommer fra tovejskommunikationen, resten fra sparet arbejdstid og portoudgifter. Det giver en samlet besparelse på mindst 25 kr. pr. brev. Tager vi fx ydelsesområdet i Odense, som sender 200.000 breve om året, så er det et anseeligt beløb, vi taler om”, fortæller projektleder for Digital post Odense Birgitte Hjelm Paulsen.

Digital post er for alle kommuner

Odense Kommune flytter kroner fra administrative arbejdsgange til borgernær service. Populært sagt er porto og papir erstattet med ældrepleje og børnepasning. Samtidig understøtter det medarbejdernes faglighed, at de kan koncentrere sig om den faglige service over for borgerne frem for at spilde tid på at printe, kuvertere, scanne og journalisere.

”Efter de to første år, har vi fået bekræftet, at vi tænkte rigtigt, da vi valgte den ambitiøse og langsigtede strategi. Vi kan kun anbefale andre kommuner at gøre det samme. Den teknologiske udvikling sker hver eneste dag – man kan ikke blot sidde på hænderne og vente,” slutter Birgitte Hjelm Paulsen.